Pentru a intelege mai bine, vom folosi ca exemplu licitatia organizata de Electrica SA, Bucuresti, Servicii de creatie si tiparire “ Pliante, afise si mape” a carei valoare este de 48.000 ron si a carei data limita de depunere a ofertelor este 12.10. 2009.

• Cititi cu foarte mare atentie documentatia si caietul de sarcini si aduceti, TOATE  documentele solicitate. Daca, la deschiderea licitatie, se constata ca va lipsesc mai mult de trei documente la criteriile de calificare, veti fi DESCALIFICAT. De principiu, se poate merge si pe declaratii pe proprie raspundere acolo unde se intarzie cu aducerea actelor, dar acestea vor trebui aduse pana la urma in termenul stabilit de Beneficiar.
• Pentru a participa la o licitatie la stat este obligatoriu sa aveti datoriile catre stat platite la zi
• Sub nicio forma nu depuneti oferta dupa termenul limita stabilit, respectiv 12.10. 2009 ora 10.oo! daca veti face acest lucru, beneficiarul va inregistra oferta, dar nu o va deschide si veti fi DESCALIFICAT. Cu alte cuvinte, ati muncit degeaba si mai trebuie sa si asteptati cateva ore sa se incheie procesul verbal pentru licitatie.

In continuare am dori sa atragem atentia asupra catorva aspecte utile, pentru a evita greselile comune facute in cadrul licitatiilor:

I. Criterii de calificare

1. Nu va prezentati la licitatie fara sa platiti “garantia de participare” care, in cazul de fata este de 900 lei.

“Ofertantul trebuie să constituie garanţia pentru participare în cuantum de 900 Lei pentru o perioadă de valabilitate de 50 zile de la data deschiderii ofertelor (până la data de 30.11.2009)”

ATENTIE:
Garantia de participare se RETURNEAZA. Nu sunt bani pe care ii pierdeti ci mai degraba bani blocati pana la data stabilita de Beneficiarul lucrarii.

IMM-urile platesc JUMATATE din garantia de participare (in cazul de fata 450 lei) si din garantia de buna executie (in cazul de fata 2,5% dupa castigarea licitatiei). De asemenea, atunci cand se solicita cifra de afaceri minima, (nu se aplica pentru licitatia despre care discutam) IMM-urile au obligatia de a se incadra in JUMATATE din suma solicitata!

“Dovada calităţii de IMM se va face de către ofertant printr-o Declaraţie pe propria răspundere conform Anexei 1 din Legea 346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, modificată şi completată prin Legea nr. 175/2006 privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 27/2006 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 346/2004 din  care sa rezulte ca se incadreaza in categoria I.M.M.-urilor.”

2. Incepeti din vreme sa pregatiti actele solicitate!

Pentru a indeplini criteriile de calificare la ELECTRICA SA aveti nevoie de o serie de acte cum sunt: certificat constator de la Registrul Comertului sau recomandari din partea clientilor cu care ati avut incheiate contracte.

Asigurati-va ca aveti timpul necesar pentru a le obtine!

ATENTIE:

Pentru a demonstra capacitatea tehnica este necesar sa aduceti copii (prima si ultima pagina din contracte pentru servicii similare). Va recomandam sa nu aduceti niciodata minimul de contracte solicitate. De asemenea, va recomandam sa aduceti (daca aveti) contracte de valoare similara sau superioara bugetului alocat pentru licitatie.

Va puteti prezenta cu minimul de recomandari solicitate, dar va fi in mod SIGUR apreciat daca veti avea cat mai multe recomandari sau recomandari din partea unor clienti cu renume.

Daca participati des la licitatii la stat, cereti clientilor sa va dea cat mai multe recomandari (acelasi text, dar semnate si stampilate) intrucat acestea se depun in original si nu veti vrea sa ii deranjati cu ocazia fiecarei licitatii la care participati.

II. Prezentarea ofertei

Respectati intocmai cerintele de prezentare a ofertelor si de la modul de ordonare in plicuri, la moneda in care se face oferta si cursul de referinta (pentru licitatia Electrica SA, data pentru care se determină echivalenţa Leu/Euro: cursul BNR publicat in data de 05.10.2009.)
De asemenea, semnati propunerea de contract din documentatie. Nu este corect, un contract ar trebui sa fie negociabil, dar, din pacate, este OBLIGATORIU sa veniti la licitatie cu “propunerea de contract insusita” (semnata).

III. Caiet de sarcini

Licitatia de la Electrica SA are drept criteriu de atribuire “pretul cel mai scazut”. Cerintele caietului de sarcini sunt obligatoriu de indeplinit dar, desi se solicita prezentarea de mostre, nu exista  nicio metoda legala ca acestea sa cantareasca in stabilirea castigatorului si atribuirea contractului pentru ca nu exista punctaj tehnic stabilit!
Daca vi se va spune altceva, contestati rezultatul licitatiei folosind caile de atac legale (le gasiti in Documentatie).

Pentru a evita neplacerile, aveti dreptul de a solicita clarificari cu privire la caietul de sarcini. FACETI UZ DE ACEST DREPT ORI DE CATE ORI CONSIDERATI NECESAR!

Astfel, pentru a pregati mostrele pentru Electrica SA, noi va sugeram sa cereti Beneficiarului sa va precizeze tema celorlalte materiale realizate in decursul acestui an. (roll-up-uri, stand de prezentare, raport anual). Va recomandam sa respectati tema (de obicei sunt favorizate ofertele care aduc continuitate in imagine), dar puteti veni si cu propuneri originale (nu uitati sa inserati sigla Electrica in toate materialele).

OK. Daca licitatia este “cu dedicatie”, contracandidatul va avea cu siguranta acces la materialele realizate anterior, asa ca nu ii va fi greu sa respecte cerinta din caietul de sarcini: “Conceptia creativa a materialelor va fi construita in concordanta cu misiunea si setul de valori promovate de compania SC Electrica SA respectand personalitatea brand-ului.” Este dreptul dvs. sa cereti mostre de materialele realizate in acest an. In acest fel eventualul “contracandidat” isi va pierde avantajul.

Asa cum se precizeaza in documentatie, “Cerinţele tehnice din Caietul de sarcini sunt minimale.  Autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a respinge ofertele care nu respectă cerinţele minime solicitate în Secţiunea II – Caiet de sarcini (Conform art. 36. alin.2, lit. a, din HG 925/2006)”.

Pentru a evita neplacerile, fortati Beneficiarul sa va confirme in clarificari ca oferta pe care o veti face este strict pe cantitatile precizate in caietul de sarcini! Atata vreme cat licitatia se atribuie pe pretul cel mai scazut, este normal sa vi se precizeze cantitatile exacte. Daca veti primi un raspuns gen “cerintele si cantitatile din caietul de sarcini sunt minimale” este foarte probabil ca intentiile beneficiarului cu privire la atribuire sa fie dubioase. Fortati un raspuns concret prin intrebari gen: “Cum se va face evaluarea daca sunt depasite cantitatile, folosindu-se pretul total al contractului sau pretul pe bucata?” (e ilegal sa se evalueza pe bucata si puteti contesta ulterior) sau “precizati cantitatile maximale solicitate ale materialelor”. Sub nicio forma nu va multumiti cu un raspuns ambiguu care sa permita atribuirea contractului dupa bunul plac al beneficiarului!

Puneti orice intrbari si solicitati oricate clarificari considerati necesar pentru a indeparta incertitudinile. Este dreptul dvs.

O alta metoda de asigurare a unui avantaj in cadrul unei licitatii este oferirea de bonusuri. Spre exemplu, puteti oferi un pret pentru 1000 de afise si sa asigurati cu titlu gratuit inca 5% spre exemplu, daca veti considera avantajos pt dvs.  De obicei, daca licitatia este cu dedicatie, “pretendentul” va avea in oferta bonusuri. Teoretic acestea nu ar trebui sa conteze, dar in realitate constituie “argument” pentru atribuire.

In cazul in care aveti intrebari suplimentare, va rugam sa ne scrieti pe office@bursadeadvertising.ro sau puteti pune comentarii la acest articol.

Va dorim succes!
Echipa Bursa de Advertising

Licitatia se gaseste la adresa:

http://www.bursadeadvertising.ro/bda/Index.php/licitatii-publice/co/228867/servicii-de-creatie-si-tiparireplianteafise-si-mape.html

Sa presupunem ca aveti nevoie de flyere pentru promovarea afacerii dvs. Dupa autentificarea in site, trebuie sa parcurgeti urmatoarele etape:

1. Intrati in rubrica “Licitatii private”

2. Dati click pe butonul [+] Licitatie noua

3. Alegeti din meniul afisat pe ecran categoria la care se incadreaza proiectul dvs. In cazul de fata, Tipar/flyere.

4. Dupa ce stabiliti categoria si produsul sau serviciul pe care il doriti, click pe Mergi la pasul 2>>>.
Aceasta este rubrica de Detalii Proiect. Aici veti fi solicitat sa completati urmatoarele campuri:

• Nume proiect. Alegeti un nume potrivit si sugestiv pentru proiectul pe care doriti sa il lansati. Este important ca numele sa atraga atentia si interesul furnizorilor. Pentru flyere, scrieti, spre exemplu: “Flyere promovare spalatorie auto”.
• Tip licitatie. Alegeti din combo box unul dintre cele trei tipuri de licitatie:
  • Deschisa – preturi la vedere, disponibile tuturor. La licitatie pot participa toti Furnizorii inscrisi pe http://www.bursadeadvertising.ro , ofertele pe care le veti primi vor fi afisate in site. Preturile ofertelor sunt, de asemenea afisate in site si pot fi vazute de catre toti utilizatorii.
  • Inchisa – preturi ascunse, vizibil doar la beneficiar. La licitatie pot participa toti Furnizorii inscrisi pe http://www.bursadeadvertising.ro , ofertele pe care le veti primi vor fi afisate in site dar preturile acestora vor putea fi vizualizate doar de catre dvs. (dupa autentificare in site)
  • Invitatie – Beneficiarul face invitatii catre ofertanti. La licitatie nu pot participa decat acei furnizori inscrisi pe http://www.bursadeadvertising.ro carora dvs. le trimiteti invitatii. Ofertele nu vor fi publice si nu se vor afisa in site decat pt dvs., dupa autentificare. De asemenea doar dvs veti putea vizualiza preturile ofertelor.

  Va recomandam sa folositi aceasta optiune atunci cand aveti furnizori preferati, firme cu care ati mai lucrat si a caror seriozitate si calitate a produselor/serviciilor o cunoasteti deja.
  Daca alegeti sa lansati proiectul pe baza de invitatie, va trebui sa va alegeti furnizorii din meniul suplimentar “Selectie parteneri”. Daca considerati necesar, folositi filtrele disponibile.

• Expira in. Acest camp va permite sa stabiliti numarul de zile cat sunteti dispusi sa primiti oferte pentru proiectul dvs.
• Data de livrare. Acest camp va permite sa stabiliti cand anume doriti ca produsul sa va fie livrat. Atentie, va rugam sa luati in calcul perioada de care Furnizorii au nevoie pentru productia efectiva, mai ales in cazul proiectelor care implica realizarea unor cantitati mari. De asemenea, daca alegeti sa lucrati cu un furnizor din alt oras decat locul unde vor fi livrate produsele, luati in considerare si timpul necesar pentru transport. Sistemul nu permite stabilirea unei date de livrare anterioara datei de expirare a licitatiei.
• Loc livrare. Reprezinta localitatea/adresa la care doriti sa va fie livrat produsul/lucrarea
• Transport. Acest camp va permite sa stabiliti in sarcina cui cade responsabilitatea transportului produselor. Puteti, spre exemplu, sa alegeti sa ridicati dvs personal flyerele de la tipografie, pentru a economisi costurile de transport.
• Conditii de plata. Acest camp va permite sa stabiliti cum anume veti plati pentru produse/servicii. Puteti, spre exemplu, sa propuneti furnizorilor plata cu “ordin de plata” la 30 de zile sau cash, la livrare.

5. Dupa completarea campurilor, dati click pe butonul Mergi la pasul 3>>

Veti fi solicitat sa completati in mod obligatoriu urmatoarele campuri:

• Descriere proiect. Pentru ca furnizorii sa poata oferta, este nevoie sa dati cat mai multe detalii despre ceea ce doriti sa realizati. Daca, spre exemplu, doriti sa realizati flyere, ar trebui sa faceti precizari cum sunt: formatul hartiei, numarul de culori utilizate, numarul de plieri ale hartiei, daca doriti sau nu taieturi si decupaje speciale, daca sau nu la puneti la dispozitia furnizorului grafica si in ce format, etc. Ex: Flyerele vor fi in policromie, tiparite pe hartie lucioasa de 170gr, format finit 10 x 29 cm. Flyerele vor avea in partea superioara un orificiu circular, cu diamentru de 3 cm. Grafica pentru flyere este disponibila in fisierul atasat.
• Cantitati. In acest camp veti completa numarul de produse pe care le solicitati.
• Fisier atasat. Puteti atasa diverse fisiere pe care le considerati utile in realizarea proiectului (ex: sigla firmei dvs in format vectorial, elemente de grafica, exemple de produse similare etc.) Folositi arhivator pentru a pune mai multe fisiere.Limita de marime este de 10 Mb in total. Se pot atasa maxim 5 fisiere.

6. Dupa completarea campurilor, dati click pe butonul LANSEAZA
In acest stadiu, proiectul dvs. a fost lansat. Aveti posibilitatea de a vizualiza proiectul si de a corecta eventualele greseli descoperite.
Corectarea erorilor (modificarea proiectului) se poate face intr-un interval de 20 de minute de la lansare.

Proiect lansat.

Bine ati venit la Bursa de Advertising!